A segurança da informação deixou de ser uma preocupação restrita aos profissionais de tecnologia. Nas serventias extrajudiciais, ela está diretamente relacionada à proteção do acervo, à continuidade dos serviços e à confiança depositada pela sociedade na atividade notarial e registral.
Com o avanço da digitalização, os cartórios passaram a operar em ambientes cada vez mais conectados. Documentos eletrônicos, bases de dados, sistemas integrados e atendimentos digitais fazem parte de uma rotina que exige agilidade, mas também amplia a necessidade de controle.
Nesse cenário, uma questão merece atenção: estar tecnologicamente preparado significa, necessariamente, estar seguro?
A resposta exige uma análise que ultrapassa a infraestrutura tecnológica. Afinal, a proteção das informações não depende apenas das ferramentas utilizadas, mas também da maneira como a serventia organiza seus procedimentos, orienta seus colaboradores e administra seus riscos.
A segurança da informação como responsabilidade da gestão
A atividade extrajudicial possui uma característica que torna a segurança da informação especialmente relevante: os dados e documentos sob sua responsabilidade estão diretamente relacionados à garantia de direitos e à segurança das relações jurídicas.
Uma falha no armazenamento, uma alteração indevida de informações ou a indisponibilidade prolongada de um sistema pode comprometer não apenas a rotina administrativa, mas também a prestação de serviços essenciais à população.
Por isso, a segurança da informação precisa ser compreendida como parte da governança da serventia.
Isso significa estabelecer responsabilidades, definir procedimentos, acompanhar riscos e garantir que as medidas de proteção estejam presentes nas atividades cotidianas.
Não basta que o sistema seja seguro se os processos ao seu redor permanecem vulneráveis.
Uma serventia pode contar com infraestrutura moderna e, ainda assim, enfrentar riscos decorrentes de senhas compartilhadas, acessos inadequados, procedimentos informais ou ausência de orientação aos colaboradores.
A tecnologia oferece os mecanismos de proteção. A gestão deve garantir que eles sejam utilizados corretamente.
O que muda com as novas exigências normativas?
A publicação do Provimento nº 213/2026 do Conselho Nacional de Justiça representa um avanço na regulamentação dos padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação aplicáveis às serventias extrajudiciais.
A norma, posteriormente alterada pelo Provimento nº 243/2026, estabelece requisitos relacionados à segurança, integridade, disponibilidade, autenticidade, rastreabilidade e continuidade dos serviços notariais e registrais.
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Entre os aspectos contemplados estão os controles de acesso, a autenticação multifator, a proteção das informações, a gestão de incidentes e a documentação das medidas adotadas.
Entretanto, o ponto central não está apenas na implementação de recursos técnicos.
A adequação normativa exige que a segurança seja incorporada à forma como a serventia funciona.
Isso envolve compreender quais informações precisam de proteção, quem pode acessá-las, como as atividades são registradas e quais providências devem ser adotadas diante de situações de risco.
Além disso, a Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD) e o Código Nacional de Normas do Foro Extrajudicial reforçam a importância de medidas técnicas e administrativas destinadas à proteção dos dados tratados pelas serventias.
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Portanto, a conformidade não pode ser vista como uma simples atualização de equipamentos ou contratação de soluções.
Ela depende de uma estrutura de gestão capaz de sustentar essas medidas ao longo do tempo.
O fator humano continua sendo decisivo
Mesmo com a evolução das ferramentas de proteção, as pessoas continuam desempenhando um papel fundamental na segurança da informação.
Isso acontece porque grande parte das atividades de uma serventia envolve decisões humanas, desde o recebimento de documentos até a consulta, alteração e compartilhamento de informações.
Considere situações comuns no cotidiano:
– Um colaborador utiliza as credenciais de outro profissional para acessar determinada funcionalidade.
– Um documento contendo informações pessoais é encaminhado por um canal inadequado.
– Uma tentativa de fraude por e-mail não é identificada pela equipe.
– Um funcionário desligado permanece com permissões ativas em sistemas internos.
– Um procedimento importante depende exclusivamente do conhecimento de uma única pessoa.
Nenhuma dessas situações está necessariamente relacionada à ausência de tecnologia.
Elas demonstram como a falta de padronização, treinamento e supervisão pode comprometer a proteção das informações.
Por essa razão, a capacitação contínua deve fazer parte da estratégia de segurança da serventia.
Os colaboradores precisam compreender não apenas quais procedimentos devem seguir, mas também por que eles existem e quais consequências podem surgir quando deixam de ser observados.
Uma cultura de segurança se desenvolve quando cada profissional reconhece sua responsabilidade na proteção das informações.
Processos bem definidos também são mecanismos de proteção
Imagine uma serventia que possui soluções de backup, controle de acessos e mecanismos de proteção de rede.
Apesar disso, não existe um procedimento formal para revisar permissões de usuários, conferir a execução das cópias de segurança ou registrar ocorrências relacionadas aos sistemas.
Nesse caso, embora existam recursos tecnológicos, ainda há fragilidades na gestão.
A segurança depende da existência de processos capazes de transformar ferramentas em controles efetivos.
Entre as práticas relevantes estão a definição de responsabilidades, a revisão periódica dos acessos, a documentação de procedimentos, a verificação das rotinas de backup e a elaboração de planos de resposta a incidentes.
Essas medidas permitem que a serventia desenvolva uma atuação mais preventiva.
Em vez de identificar problemas somente depois que uma falha acontece, a gestão passa a acompanhar situações que podem comprometer a operação.
A segurança da informação não deve depender da memória ou da iniciativa individual dos colaboradores. Ela precisa estar incorporada aos procedimentos da serventia.
Rastreabilidade: não basta fazer, é preciso demonstrar
Outro aspecto essencial da segurança da informação é a capacidade de identificar e comprovar as atividades realizadas nos ambientes digitais.
Em uma serventia, é importante saber quem acessou determinada informação, quando uma alteração foi efetuada e quais procedimentos foram executados.
A rastreabilidade contribui para a identificação de inconsistências, a apuração de incidentes e a verificação da conformidade dos processos.
Ela também oferece maior segurança à gestão, permitindo compreender o histórico das operações e identificar situações que merecem atenção.
Esse princípio ganha ainda mais relevância diante das exigências normativas relacionadas à documentação de controles e à manutenção de evidências.
Ter uma política de segurança formalizada é importante. Entretanto, também é necessário demonstrar que os procedimentos previstos são efetivamente executados.
Essa diferença representa um avanço importante na maturidade da gestão extrajudicial.
A conformidade deixa de ser apenas documental e passa a estar relacionada à prática cotidiana.
Continuidade operacional: a segurança também está na capacidade de resposta
Quando se fala em segurança da informação, é comum pensar inicialmente na prevenção de ataques e no bloqueio de acessos não autorizados.
Entretanto, existe outra dimensão igualmente importante: a capacidade de manter ou restabelecer os serviços diante de situações inesperadas.
Falhas de equipamentos, indisponibilidade de sistemas, incidentes cibernéticos e problemas na infraestrutura podem afetar diretamente o funcionamento de uma serventia.
Nesse contexto, investir em cópias de segurança é fundamental, mas não suficiente.
É necessário compreender como os dados poderão ser recuperados, quais atividades são prioritárias e quem deverá atuar em cada etapa de uma eventual contingência.
O planejamento da continuidade operacional permite que a serventia esteja mais preparada para responder a essas situações, reduzindo impactos ao atendimento e à execução dos atos.
A segurança não está apenas em evitar que algo aconteça, mas também em saber como agir quando uma situação inesperada ocorre.
É justamente essa combinação entre prevenção, monitoramento e capacidade de resposta que fortalece a resiliência operacional.
A adequação precisa ser contínua, não pontual
Um dos equívocos mais comuns na implementação de novas exigências é considerar a adequação como uma atividade que possui apenas início e fim.
A serventia identifica os requisitos, realiza investimentos, atualiza procedimentos e entende que o trabalho está concluído.
No entanto, os riscos não permanecem estáticos.
A infraestrutura evolui, novos colaboradores ingressam na equipe, sistemas recebem atualizações e os procedimentos precisam acompanhar mudanças normativas e operacionais.
Por isso, a segurança da informação exige acompanhamento permanente.
Revisões internas, treinamentos, avaliações de riscos e verificações periódicas dos controles ajudam a identificar fragilidades antes que elas comprometam a prestação dos serviços.
Nesse processo, uma avaliação externa especializada também pode contribuir, oferecendo uma perspectiva independente sobre procedimentos que, pela repetição cotidiana, acabam deixando de ser questionados.
O objetivo não deve ser apenas atender a uma exigência durante uma fiscalização, mas desenvolver uma estrutura capaz de manter padrões de segurança ao longo do tempo.
Segurança da informação também é segurança jurídica
A transformação digital trouxe novas possibilidades para a atividade extrajudicial, mas também ampliou as responsabilidades relacionadas à proteção das informações.
Nesse cenário, a tecnologia é indispensável. Entretanto, sua efetividade depende de processos organizados, controles verificáveis e profissionais preparados.
Uma serventia verdadeiramente comprometida com a segurança da informação não se limita a adquirir ferramentas. Ela compreende os riscos envolvidos em sua operação e estabelece práticas para administrá-los de maneira contínua.
Esse amadurecimento fortalece a governança, contribui para a continuidade dos serviços e oferece maior previsibilidade à gestão.
Afinal, a segurança jurídica que caracteriza a atividade notarial e registral também depende da integridade, da disponibilidade e da confiabilidade das informações que sustentam cada procedimento.
Mais do que cumprir requisitos tecnológicos, adequar-se significa construir uma cultura de segurança que esteja presente em todas as etapas da operação.
E essa é uma responsabilidade que começa na gestão e se concretiza diariamente, em cada processo e em cada decisão da serventia.