Um cartório é, por essência, um espaço de segurança jurídica. Mas e quando ele mesmo se torna fonte de risco? Erros operacionais, falhas no cumprimento das normas e desorganização administrativa podem colocar toda a estrutura da serventia — e a reputação do oficial — em perigo.

Por isso, é fundamental conhecer os principais riscos jurídicos que rondam a atividade extrajudicial, entender como preveni-los e, principalmente, como corrigi-los de forma rápida e eficaz.

Os principais riscos jurídicos nas serventias

1. Inobservância das normas técnicas e legais

A atividade notarial e registral é altamente regulamentada, com leis federais, estaduais e normas locais. A não observância de dispositivos legais (como os Códigos de Normas) pode acarretar:

• Responsabilização disciplinar do oficial;

• Nulidade de atos;

• Processos administrativos junto à Corregedoria;

• Ações judiciais por danos a terceiros.

2. Erros na lavratura e registro de atos

Desde falhas de digitação até o uso incorreto de modelos e minutas, erros formais podem comprometer a validade jurídica do ato e gerar passivos:

• Ato com conteúdo ambíguo ou incompleto;

• Reconhecimento de firma ou autenticação com documentos inválidos;

• Registro fora da ordem cronológica ou com dados imprecisos.

3. Ausência de controle financeiro

Riscos jurídicos também estão presentes na gestão financeira da serventia, especialmente quando há:

• Divergências na arrecadação e nos repasses obrigatórios;

• Falta de transparência nos demonstrativos;

• Irregularidades nos lançamentos de atos gratuitos (gratuidade suspeita ou mal documentada).

A ausência de controle financeiro pode ensejar responsabilização do oficial e bloqueio da serventia por órgãos fiscalizadores.

4. Problemas com LGPD e dados sensíveis

Com a entrada em vigor da LGPD, os cartórios passaram a ter responsabilidades explícitas na proteção de dados pessoais, como:

• Manter base legal para coleta e tratamento;

• Garantir segurança no armazenamento digital;

• Atender prontamente solicitações de titulares de dados.

O descumprimento pode levar a advertências, multas e responsabilização civil.

Como prevenir riscos jurídicos?

Prevenir é sempre melhor do que remediar — e mais barato também. Aqui estão as principais estratégias:

✅ Atualização constante da equipe

Capacitar escreventes e substitutos sobre as normas atualizadas, novas legislações e boas práticas. O Officer Academy é uma excelente ferramenta para isso.

✅ Organização de processos internos

Estabelecer rotinas claras, com fluxos definidos, dupla conferência em atos complexos e uso de checklists. A tecnologia pode ajudar nesse ponto.

✅ Controle financeiro rigoroso

Utilizar ferramentas como o Cashflow, com o módulo Gestor, para manter registros completos de entradas e saídas, e o SEE para análise de indicadores e relatórios confiáveis.

✅ Auditorias periódicas

O Audit, auditoria independente da Officer Soft, é uma solução completa para identificar riscos antes que eles se tornem problemas. Com mais de 600 itens verificados, o serviço fornece um diagnóstico jurídico-operacional detalhado da serventia.

E quando o problema já aconteceu?

Nem sempre é possível evitar tudo. Quando o risco já se concretizou, o mais importante é agir com rapidez e responsabilidade:

• Identifique a origem do erro e documente todas as ações para sua correção;

• Comunique a parte afetada (quando necessário) e adote medidas reparadoras;

• Informe à Corregedoria se houver risco institucional;

• Reavalie os fluxos internos para evitar reincidências.

Segurança jurídica começa dentro do cartório

O cartório é o alicerce da segurança jurídica no país. Mas isso só é possível se a própria estrutura da serventia estiver blindada contra riscos — tanto operacionais quanto legais e financeiros.

A Officer Soft oferece soluções completas para ajudar nessa missão: capacitação, controle financeiro, análise de indicadores e auditoria especializada. Tudo o que o cartório precisa para atuar com eficiência, responsabilidade e confiança.

Quer entender os riscos jurídicos do seu cartório hoje? Fale com nosso time sobre o Audit e prepare sua serventia para 2026 com tranquilidade.