Começar 2026 com a casa em ordem não é “capricho administrativo” — é estratégia de sobrevivência e crescimento. Cartório com fluxo de caixa previsível, despesas auditáveis e indicadores claros toma decisões melhores, atravessa mudanças tributárias com menos sustos e melhora a rentabilidade sem sacrificar a qualidade do atendimento.
E 2026 chega com um recado objetivo: gestão financeira virou compliance. De um lado, a Lei 15.270/2025 cria novas camadas de tributação para altas rendas (muito comum na realidade do delegatário). De outro, a Reforma Tributária do consumo entra no ano-teste do IBS/CBS, exigindo atenção a rotinas fiscais e tecnologia.
Para titulares de serventia, o ponto sensível é que a renda do cartório “conversa” diretamente com a pessoa física. A Receita Federal já sinaliza duas mudanças operacionais que exigem planejamento:
Retenção na fonte de 10% sobre lucros e dividendos distribuídos à pessoa física acima de R$ 50.000 por mês, a partir de 1º de janeiro de 2026.
Tributação anual de altas rendas: a lei aumenta a taxação para quem tem rendimento a partir de R$ 600 mil/ano, com cobrança gradual até alíquota máxima de 10% (aplicação na declaração anual).
Tradução para a gestão: não dá para “descobrir o imposto” no fim do ano. Distribuição de resultados, provisões mensais, segregação de receitas e organização documental passam a ser parte do seu “sistema de defesa”.
A reforma entra em uma etapa em que 2026 é o ano-teste do IBS e da CBS, com destaque de 0,9% (CBS) e 0,1% (IBS) e mecanismos de compensação/neutralidade — além de regras de dispensa de recolhimento para quem cumprir obrigações acessórias.
Para cartórios, o impacto mais comum aparece em processos e tecnologia: parametrizações, cadastros, rotinas fiscais e integração com emissão/registro de documentos fiscais quando aplicável — e, principalmente, capacidade de separar corretamente o que é receita do cartório, o que é repasse e o que é custo (para não gerar distorção em base de cálculo e em relatórios).
Mesmo quando a apuração é na pessoa física, gestão madura exige separação:
conta bancária operacional do cartório (entradas/saídas);
conta de provisões (tributos, 13º, férias, rescisões, fornecedores críticos);
regra formal para retiradas do titular (datas, limites, justificativas e registro).
Isso evita dois erros clássicos: (i) confundir caixa com lucro; (ii) distribuir resultado “cedo demais” e depois financiar a operação no susto.
Se você quer rentabilidade, precisa responder com números:
quais atos/serviços sustentam a operação;
quais custos são estruturais e quais são “vazamentos”;
quanto custa manter tecnologia, pessoas e atendimento no padrão exigido.
Na prática:
Crie um plano de contas enxuto, mas completo (Receitas, Repasses, Pessoal, Infra, Tecnologia, Serviços Terceiros, Tributos, Investimentos).
Use centros de custo: Atendimento, Escrituras/Notas, Registro, Protesto, TI, Administrativo, etc. (ajuste à sua realidade).
Serventias menores podem começar com 3 centros (Operação, Administrativo, Tecnologia). Cartório grande pode detalhar por setor/serviço e até por unidade.
Para quem recolhe via carnê-leão/IRPF, o Livro-Caixa é instrumento central de controle e suporte documental. A própria Receita Federal reforça que despesas relacionadas no Livro Caixa podem ser deduzidas no cálculo do carnê-leão, dentro das regras aplicáveis.
Boas práticas que reduzem risco:
despesa sem documento = despesa “inexistente” para fins de comprovação;
padronize anexos (NF/recibo/contrato/ordem de serviço);
concilie banco todo mês (sem exceção);
registre provisões (tributos e passivos trabalhistas) — não espere virar boleto.
A virada de chave acontece quando o cartório faz fechamento mensal com disciplina. Um roteiro simples:
Conciliação bancária (todas as contas)
Conferência de repasses e fundos (evitar misturar com receita)
Classificação de despesas (plano de contas)
Relatório de resultado do mês (receita – custos – provisões)
Atualização do fluxo de caixa projetado (próximos 90 dias)
Reunião rápida (30–45 min) para decidir: cortar, investir, renegociar, contratar
Para serventias maiores: formalize isso num “calendário de fechamento” com responsáveis e prazos.
2026 pede previsibilidade. Monte:
fluxo de caixa semanal (curto prazo, pagamento de pessoal e fornecedores);
fluxo de caixa mensal (90 dias, com provisões e tributos);
reserva de segurança (mínimo saudável: 2 a 4 folhas de pagamento, variando conforme risco/volume).
Esse pilar conversa diretamente com a Lei 15.270/2025: se haverá retenção e ajustes, provisionar deixa de ser prudência e vira proteção.
Sem KPI, a gestão vira “sensação”. Sugestão de painel:
Receita bruta (por tipo de ato/serviço)
Repasses (separados da receita)
Custo de pessoal (% da receita)
Custo de tecnologia (% da receita)
Despesa administrativa (% da receita)
Resultado operacional (mês e acumulado)
Caixa disponível vs. provisões (índice de cobertura)
Produtividade (atos por colaborador / tempo médio de atendimento)
Serventias menores: comece com 1 a 4 e amplie. Cartório grande: automatize e faça leitura por setor.
O objetivo é simplicidade com disciplina:
padronize lançamentos (diário, 10 minutos);
faça fechamento mensal (mesmo que seja só você + contador);
corte o que não é essencial e renegocie o que for recorrente;
priorize tecnologia que reduza retrabalho (o barato sai caro em hora perdida).
Meta realista para janeiro/2026: ter plano de contas pronto, rotina de conciliação e um relatório mensal de resultado.
Aqui, o ganho está em governança e controle interno:
segregação de funções (quem solicita, quem aprova, quem paga);
política de compras e contratos (com alçadas);
auditoria interna de despesas sensíveis;
orçamento anual por centro de custo e revisão trimestral (rolling forecast);
integração total do financeiro com indicadores operacionais.
E um ponto-chave: na reforma do consumo, 2026 é o ano de ajuste tecnológico e fiscal — quanto maior o cartório, maior o risco de “incompatibilidade” entre rotinas antigas e novas exigências.
Cartório tem muito valor que transita: repasses, fundos, taxas, custas vinculadas. Quando isso entra no mesmo bolo da receita operacional, você cria três problemas:
relatório gerencial ilusório (parece que lucrou mais do que lucrou);
distribuição de resultado “acima do possível”;
risco de inconsistência fiscal/contábil (e trabalho dobrado para corrigir).
Organização financeira começa quando repasses são tratados como repasses, e custo operacional é analisado com lupa.
definir plano de contas e centros de custo
fechar o mês com rotina fixa
conciliação bancária obrigatória
provisões mensais (tributos + trabalhista + contratos críticos)
política de retiradas/distribuição do titular
contratos revisados (telefonia, internet, nuvem, manutenção, certificados)
orçamento anual com revisão trimestral
painel de indicadores com metas simples
organização documental (com padrão de anexos) alinhada ao livro-caixa
diagnóstico tecnológico para 2026 (integrações, parametrizações e rotinas fiscais do ano-teste IBS/CBS)
Com a Lei 15.270/2025 impondo novas camadas de atenção sobre a renda da pessoa física e a reforma do consumo inaugurando um ano-teste que exige ajustes de processo e tecnologia, a pergunta não é “se” o cartório precisa profissionalizar a gestão — é quando.
E se a sua meta é iniciar 2026 com mais previsibilidade e rentabilidade, a tecnologia certa encurta o caminho: o SEE ajuda a estruturar rotina financeira, classificação, relatórios e visão gerencial do caixa, permitindo que você decida com dados — e não no improviso — e transforme controle em resultado, mês após mês.