Durante muito tempo, parte da preparação das serventias para fiscalização esteve concentrada na correção de pendências já percebidas, em ajustes pontuais de rotina e na tentativa de manter a operação segura dentro do possível. Esse cenário mudou. O Provimento CNJ nº 213 passou a exigir padrões mínimos de tecnologia, segurança da informação, continuidade operacional, rastreabilidade e governança para os serviços notariais e registrais, enquanto a NR-1 reforçou a necessidade de gerenciamento formal e contínuo dos riscos ocupacionais. Em comum, as duas normas trazem a mesma mensagem: não basta funcionar, é preciso demonstrar controle, método e capacidade de resposta.
No caso do Provimento 213, a mudança é estrutural. A norma determina que as serventias observem padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação e organizem sua adequação por etapas, com foco em governança, conformidade legal, infraestrutura, continuidade operacional, proteção do acervo digital e evolução tecnológica. Também exige declaração das etapas no Sistema Justiça Aberta, renovação anual dessa declaração e manutenção de evidências mínimas de conformidade, o que reforça uma lógica de fiscalização baseada não apenas em discurso, mas em prova documental e técnica.
Outro ponto decisivo do Provimento 213 é o cronograma. A implementação inicial obrigatória, correspondente às Etapas 1 e 2, deve ser concluída em 90 dias para serventias da Classe 3, 150 dias para Classe 2 e 210 dias para Classe 1. Já a implementação integral de todas as etapas deve ser concluída em até 24 meses para Classe 3, 30 meses para Classe 2 e 36 meses para Classe 1, com possibilidade excepcional de prorrogação única do prazo inicial por até 90 dias, desde que haja justificativa técnica ou financeira, plano formal de adequação e medidas compensatórias imediatas. Na prática, isso torna o diagnóstico o primeiro movimento estratégico da serventia: antes de investir, contratar ou reorganizar processos, é preciso saber com clareza o que já atende, o que atende parcialmente e o que ainda precisa ser estruturado.
A Etapa 1 do Provimento 213 deixa isso muito evidente. Ela exige política de segurança da informação, autenticação individualizada, autenticação multifator para acessos administrativos, vedação de contas genéricas, segregação de perfis, inventário de ativos, alinhamento à LGPD e formalização das bases de governança que sustentam a continuidade operacional. Já a Etapa 2 exige infraestrutura física e lógica minimamente adequada, com energia estável, aterramento técnico, SAI ou UPS, plano de contingência energética, ambiente protegido, conectividade compatível com a classe e formalização do Plano de Continuidade de Negócios e do Plano de Recuperação de Desastres. Esses planos devem conter avaliação estruturada de riscos, medidas de mitigação e definição expressa de RTO e RPO compatíveis com a classe da serventia.
Esse ponto da continuidade operacional merece atenção especial. O Provimento 213 fixa parâmetros mínimos objetivos: RPO máximo de 4 horas para Classe 3, 12 horas para Classe 2 e 24 horas para Classe 1. Já o RTO máximo é de 8 horas para Classe 3 e 24 horas para Classes 1 e 2. A norma também exige backups automatizados off-site com redundância geográfica, testes documentados de restauração, registros preservados por no mínimo 5 anos e processo permanente de revisão e evolução tecnológica. Em outras palavras, não basta dizer que há backup. A serventia precisa ser capaz de demonstrar quanto suporta perder de dados, em quanto tempo consegue restabelecer suas operações essenciais e quais evidências sustentam essa resposta.
A NR-1, por sua vez, amplia a exigência de gestão em outra frente igualmente sensível: a dos riscos ocupacionais. O texto atualizado, com vigência em 26 de maio de 2026, determina que a organização implemente, em seus estabelecimentos, o gerenciamento de riscos ocupacionais por meio do PGR. Esse gerenciamento deve abranger agentes físicos, químicos, biológicos, riscos de acidentes, fatores ergonômicos e também fatores de risco psicossociais relacionados ao trabalho. Além disso, a norma exige participação dos trabalhadores, comunicação dos riscos consolidados e acompanhamento do desempenho das medidas de prevenção.
Do ponto de vista documental, a NR-1 é bastante clara. O PGR deve conter, no mínimo, inventário de riscos e plano de ação, ambos datados, assinados e permanentemente disponíveis aos trabalhadores interessados, aos sindicatos e à Inspeção do Trabalho. O inventário precisa consolidar os dados da identificação de perigos e da avaliação de riscos, manter-se atualizado e preservar o histórico de atualizações por prazo mínimo de 20 anos, salvo regra específica diversa. Isso revela um ponto importante para a realidade cartorária: risco não pode mais ser tratado como percepção vaga ou assunto informal de rotina. Ele precisa ser registrado, classificado, acompanhado e traduzido em providência concreta.
Na prática dos cartórios que acompanhamos, isso exige um olhar mais maduro sobre a organização do trabalho. Fatores psicossociais relacionados ao trabalho, hoje expressamente contemplados pela NR-1, dialogam com contextos como sobrecarga, ausência de suporte, conflitos interpessoais, metas excessivas e falhas de organização laboral, todos apontados pelo próprio Ministério do Trabalho como exemplos relevantes dessa categoria de risco. Para serventias, isso significa que eficiência operacional, distribuição adequada de tarefas, clareza de processos, treinamento e liderança deixam de ser apenas temas de produtividade e passam a integrar também a agenda de prevenção.
Há ainda um ponto que conecta diretamente a NR-1 à rotina de capacitação da serventia. O Anexo II da norma admite capacitações em ensino a distância ou semipresencial, mas condiciona essa escolha a requisitos mínimos pedagógicos, operacionais, tecnológicos e administrativos. Também deixa claro que a duração da capacitação nessas modalidades não pode ser inferior à prevista para a modalidade presencial e que, quando aplicável, deve haver projeto pedagógico formal. Isso reforça uma ideia essencial para o setor extrajudicial: treinamento não pode ser improvisado. Precisa ser planejado, registrado e compatível com a responsabilidade da função.
Quando se observa o Provimento 213 e a NR-1 em conjunto, o recado é claro. O cartório passa a ser cobrado não apenas pelo ato final, mas pela solidez da estrutura que sustenta esse ato. Governança tecnológica, continuidade operacional, segurança da informação, gestão de riscos ocupacionais, documentação organizada, evidências de conformidade e preparo da equipe deixam de ser temas periféricos. Tornam-se parte do núcleo da gestão da serventia. Por isso, diagnóstico e preparação não devem ser vistos como reação a uma exigência nova, mas como método de proteção institucional.
É nesse contexto que serviços especializados ganham valor estratégico. Um diagnóstico bem conduzido ajuda a identificar lacunas reais, organizar prioridades e evitar que a serventia entre em modo de urgência diante de prazos regulatórios, incidentes operacionais ou fiscalização. Da mesma forma, a capacitação contínua da equipe fortalece a execução prática das rotinas, reduz retrabalho e cria consistência na aplicação dos controles. Quando esse processo é apoiado por auditoria preventiva e formação estruturada, como no caso do Audit e do Officer Academy, a preparação deixa de ser apenas intenção e passa a ser governança aplicada.
No ambiente extrajudicial atual, a conformidade não falha apenas na grande ruptura. Muitas vezes, ela falha no detalhe que não foi diagnosticado a tempo, na rotina sem evidência, no risco que nunca foi formalizado, no plano que existia apenas de forma verbal e no treinamento que não foi registrado. Por isso, preparar a serventia hoje é, antes de tudo, ter clareza do ponto em que ela está e do nível de maturidade que precisará atingir para sustentar segurança, continuidade e confiança no novo cenário regulatório.
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