A rotina dos cartórios extrajudiciais vive um momento de transformação profunda. Durante muito tempo, falar em tecnologia para serventias era falar, principalmente, em produtividade: sistemas mais rápidos, atos mais organizados, integrações, automações e redução de retrabalho. Tudo isso continua sendo essencial. Mas, em 2026, uma palavra passou a ocupar o centro das discussões: governança.
Governança, no contexto das serventias, não significa apenas cumprir normas. Significa ter controle sobre processos, dados, relatórios, acessos, selos, informações financeiras, atos praticados e evidências que demonstrem a regularidade da operação. Significa conseguir responder, com segurança e rapidez, a uma fiscalização. Significa manter uma rotina preparada não apenas para executar atos, mas para comprovar que eles foram praticados de forma correta, rastreável e em conformidade.
É nesse cenário que dois temas ganham força em Santa Catarina: a Circular CGJ n. 125/2026, relacionada aos requisitos e padrões mínimos dos sistemas privados de automação das serventias, e o SAVEX — Sistema de Auditoria Virtual Extrajudicial. Embora sejam instrumentos diferentes, eles apontam para a mesma direção: uma fiscalização mais tecnológica, mais remota, mais baseada em dados e mais conectada à rotina real das serventias.
A digitalização dos cartórios já não é novidade. Os sistemas informatizados fazem parte da rotina há muitos anos e são indispensáveis para a prática, armazenamento, controle e consulta dos atos. A mudança mais recente está no nível de exigência sobre esses sistemas.
O que antes era visto como ferramenta operacional agora passa a ser também uma base de fiscalização, controle e prestação de contas. O sistema deixa de ser apenas o ambiente onde a serventia trabalha e passa a ser também o ambiente onde a serventia precisa demonstrar conformidade.
Essa mudança fica clara quando observamos as alterações relacionadas aos arts. 237 e 237-A do Código de Normas da Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial de Santa Catarina. O art. 237 passou a tratar de padrões mínimos de tecnologia da informação, integração com o servidor eletrônico do Selo de Fiscalização, interoperabilidade com órgãos públicos, transmissão de dados e criação de interface ou usuário específico para a Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial, preferencialmente em ambiente online e acessível a qualquer tempo, destinado à fiscalização remota da serventia.
O art. 237-A, por sua vez, detalha uma série de funcionalidades que o sistema informatizado de automação deve oferecer, incluindo vínculo do ato ao Selo de Fiscalização, impossibilidade de alterações após a remessa das informações, correspondência entre ato lavrado e informações remetidas, controle de selos, emissão e armazenamento de recibos, além da geração e consulta de relatórios. Entre esses relatórios estão informações constantes dos recibos, consumo de selos por data, tipo, espécie, especialidade e modelo de ato, consumo médio de selos e selos aplicados em atos não finalizados.
Na prática, isso mostra que a governança não está mais restrita ao discurso. Ela passa a ser exigência estrutural da operação.
A Circular CGJ n. 125/2026 aparece como referência dos arts. 237 e 237-A, tratando dos requisitos e padrões mínimos dos sistemas privados de automação das serventias extrajudiciais do Estado.
O ponto que mais chamou a atenção das serventias é a previsão de acesso da Corregedoria aos sistemas, por meio de interface ou usuário específico para atividades de fiscalização remota. O Código de Normas prevê que esse acesso deve permitir a visualização de atos, livros, documentos e demais informações correlatas armazenadas no sistema, em nível de permissão compatível com as atividades de fiscalização e controle da Corregedoria. Também determina que as informações de acesso sejam formalizadas no Sistema de Cadastro do Extrajudicial, na aba de Tecnologia da Informação, quando aplicável.
Esse ponto precisa ser compreendido com maturidade. Não se trata apenas de “abrir o sistema”. Trata-se de criar uma relação segura, tecnicamente adequada e juridicamente responsável entre três partes: Tribunal, sistema e serventia.
É por isso que a OfficerSoft já esteve em reuniões com o Tribunal de Justiça para entender melhor como estar em compliance com essa exigência e, principalmente, de que forma esse acesso deve ocorrer na prática. A preocupação é construir essa adequação da melhor maneira possível, respeitando a atividade fiscalizatória do Tribunal, a responsabilidade do delegatário e a segurança das informações mantidas nos sistemas.
Esse diálogo é essencial porque acesso remoto não pode significar ausência de critério. É necessário pensar em perfil de usuário, permissões, níveis de visualização, rastreabilidade, segurança, disponibilidade e compatibilidade com a rotina da serventia. A tecnologia precisa atender à norma, mas também precisa preservar a integridade da operação e a confiança de todos os envolvidos.
Nesse sentido, a Circular 125 reforça uma realidade importante: o sistema utilizado pela serventia passa a ter papel ainda mais estratégico. Ele precisa ser capaz de gerar informações confiáveis, organizar relatórios, preservar dados, manter registros consistentes e permitir que a fiscalização encontre, de forma objetiva, aquilo que precisa ser analisado.
Se a Circular 125 olha para os requisitos dos sistemas privados de automação, o SAVEX representa outro movimento importante: a consolidação da auditoria virtual no extrajudicial.
O SAVEX foi incorporado ao Código de Normas como uma das formas de fiscalização dos serviços de notas e de registro pela Corregedoria-Geral do Foro Extrajudicial. O art. 93-A prevê que a fiscalização será exercida, entre outras formas, por meio do Sistema de Auditoria Virtual Extrajudicial.
A primeira etapa do SAVEX está diretamente relacionada à auditoria automatizada do recolhimento da taxa de fiscalização incidente sobre os emolumentos cobrados pelos atos notariais e registrais em Santa Catarina. Segundo divulgação do TJSC, a ferramenta permite atuar sobre pontos como selagem, remessa de informações dos atos, cobrança incorreta de emolumentos e recolhimento da taxa do Fundo de Reaparelhamento da Justiça, com caráter pedagógico, orientativo, preventivo e pré-procedimental.
Essa característica é muito relevante. O SAVEX não deve ser visto apenas como um instrumento de apontamento de falhas, mas como parte de uma lógica mais ampla de acompanhamento, correção e prevenção. Ele evidencia que as inconsistências da rotina podem aparecer de forma cada vez mais rápida, automatizada e baseada em dados.
O Código de Normas também determina que delegatários, interinos e interventores devem acessar diariamente o SAVEX para acompanhar, tomar ciência e adotar as providências necessárias em relação aos atos praticados. A persistência ou reincidência de apontamentos, bem como a inobservância das regras da auditoria virtual, pode implicar a instauração de procedimentos administrativos de cunho disciplinar.
Ou seja: não basta esperar uma correição presencial ou uma solicitação pontual. A governança precisa ser diária.
Circular 125 e SAVEX não são a mesma coisa, mas fazem parte de um mesmo movimento institucional.
A Circular 125 e os arts. 237 e 237-A reforçam que os sistemas precisam estar preparados para fiscalização remota, interoperabilidade, geração de relatórios e visualização de informações. O SAVEX, por sua vez, demonstra como a Corregedoria passa a utilizar ferramentas digitais para acompanhar e auditar aspectos relevantes da rotina, especialmente aqueles ligados à selagem, arrecadação, emolumentos e FRJ.
Em outras palavras: uma norma fortalece a estrutura tecnológica necessária; a outra fortalece a prática de auditoria virtual.
Para as serventias, isso significa que a conformidade não depende apenas de “ter um sistema”. Depende de ter processos bem executados, dados corretamente lançados, selos aplicados de forma adequada, relatórios confiáveis, equipe treinada e acompanhamento constante.
A falha que antes poderia passar despercebida por algum tempo agora tende a aparecer com mais velocidade. Uma divergência de selo, uma informação enviada de forma incorreta, uma inconsistência de emolumentos ou um relatório incompleto podem gerar apontamentos e demandar providências. A rotina precisa estar preparada para isso.
Muitos cartórios ainda enxergam governança como aumento de burocracia. Mas, no cenário atual, governança é proteção.
Proteção para o delegatário, que precisa demonstrar conformidade diante das exigências normativas.
Proteção para a equipe, que passa a trabalhar com processos mais claros e menos sujeitos a falhas.
Proteção para o cidadão, que depende da segurança jurídica dos atos praticados.
Proteção para a própria serventia, que reduz riscos operacionais, financeiros, disciplinares e reputacionais.
Quando a fiscalização se torna mais digital, os dados passam a falar pela rotina. Por isso, a serventia precisa garantir que esses dados estejam corretos, organizados e disponíveis. A gestão não pode depender apenas da memória da equipe ou da conferência manual posterior. Ela precisa estar incorporada ao processo.
É nesse ponto que tecnologia, auditoria e gestão se encontram.
Diante desse cenário, o Audit ganha ainda mais relevância.
Se o SAVEX representa uma auditoria virtual conduzida pela Corregedoria, o Audit atua em outra frente: a da prevenção interna. Ele ajuda a serventia a olhar para seus próprios processos antes que inconsistências apareçam em apontamentos externos.
A proposta do Audit é justamente auxiliar a serventia a identificar riscos, revisar rotinas, mapear pontos de atenção, conferir procedimentos e fortalecer a organização interna. Em um momento em que relatórios, selos, arrecadação, atos, documentos e registros financeiros passam a ser cada vez mais observados sob a ótica da governança, ter uma auditoria especializada deixa de ser apenas uma boa prática e passa a ser uma decisão estratégica.
O Audit contribui para que a serventia compreenda onde estão suas vulnerabilidades, quais processos precisam de ajuste, quais rotinas exigem padronização e quais informações precisam ser tratadas com mais controle. Essa visão preventiva é fundamental porque, no novo cenário, o problema identificado internamente tende a custar muito menos do que o problema identificado depois, em um apontamento ou fiscalização.
Não se trata de esperar o erro aparecer. Trata-se de criar uma cultura de conferência, controle e melhoria contínua.
Com o avanço do SAVEX e das exigências relacionadas à Circular 125, o Audit se posiciona como uma ferramenta essencial para as serventias que querem se preparar com antecedência, reduzir riscos e demonstrar maturidade na gestão.
O momento exige atenção em várias frentes.
A primeira é tecnológica. A serventia precisa avaliar se o sistema utilizado está preparado para atender às exigências normativas, especialmente em relação a relatórios, selos, recibos, livros, documentos, interoperabilidade, acesso da Corregedoria e atualização contínua.
A segunda é operacional. Não adianta o sistema oferecer recursos se a rotina não utiliza essas funcionalidades corretamente. A equipe precisa estar orientada, treinada e consciente da importância do preenchimento adequado, da conferência dos atos e do acompanhamento dos apontamentos.
A terceira é gerencial. O delegatário precisa acompanhar indicadores, relatórios e inconsistências de forma mais próxima. Governança não pode ser tratada apenas como responsabilidade técnica ou administrativa. Ela é parte da gestão da serventia.
A quarta é preventiva. O acompanhamento diário do SAVEX, a revisão periódica dos processos internos e a realização de auditorias especializadas são medidas que fortalecem a segurança da rotina e reduzem a exposição a riscos.
A Circular 125 e o SAVEX deixam uma mensagem clara: os cartórios estão entrando em uma fase em que tecnologia, fiscalização e governança caminham juntas.
A serventia do presente precisa ser eficiente. Mas a serventia preparada para o futuro precisa ser também rastreável, auditável, segura e capaz de demonstrar conformidade.
Na OfficerSoft, acompanhamos esse movimento de perto. Participamos de reuniões com o Tribunal de Justiça para compreender melhor os caminhos de adequação à Circular 125, buscamos evoluir nossos sistemas para atender às exigências normativas e trabalhamos para que a relação entre Tribunal, sistema e serventia ocorra da forma mais segura, transparente e eficiente possível.
Ao mesmo tempo, por meio do Audit, reforçamos nosso compromisso em auxiliar as serventias a olharem para dentro da própria rotina, identificando riscos antes que eles se transformem em problemas maiores.
Porque, em 2026, governança não é mais uma tendência distante.
É parte da rotina.
E as serventias que compreenderem isso primeiro estarão mais preparadas para atuar com segurança, organização e conformidade em um ambiente extrajudicial cada vez mais digital, fiscalizado e orientado por dados.