O recente ataque ao sistema de alertas da Defesa Civil não foi apenas um episódio isolado de instabilidade tecnológica. Ele trouxe à tona uma discussão muito mais profunda: a fragilidade de sistemas críticos quando não há governança, controle de acesso, autenticação forte, monitoramento e cultura permanente de segurança da informação.
Quando um sistema de alerta público é indevidamente acessado, o problema vai além da tecnologia. Atinge a confiança da população. O cidadão passa a se perguntar se aquela comunicação é verdadeira, se o alerta é legítimo, se a informação recebida deve ser seguida ou ignorada.
Esse mesmo raciocínio precisa ser levado para a realidade dos cartórios.
As serventias extrajudiciais lidam diariamente com atos jurídicos, dados pessoais, documentos sensíveis, livros, acervos físicos e digitais, informações patrimoniais, registros civis, procurações, escrituras, protestos, títulos, dados financeiros, comunicações oficiais e integrações com sistemas públicos. Em outras palavras, o cartório não opera apenas informações administrativas. Ele opera confiança pública.
Por isso, a cibersegurança deixou de ser um assunto restrito ao setor de tecnologia. Nos cartórios, ela passou a ser uma camada indispensável da própria segurança jurídica.
Em uma empresa comum, uma falha de segurança pode gerar prejuízo financeiro, perda de dados, interrupção operacional ou dano reputacional. Tudo isso também pode acontecer em uma serventia. Mas, no cartório, existe um elemento adicional: o impacto jurídico.
Um acesso indevido pode comprometer dados sensíveis. Uma alteração não autorizada pode gerar dúvida sobre a integridade de um ato. Uma indisponibilidade pode impedir a prática de serviços essenciais. Uma senha compartilhada pode tornar impossível identificar quem realizou determinada ação. Um backup mal estruturado pode colocar em risco a continuidade do acervo. Uma falha de rastreabilidade pode dificultar a resposta a uma correição, auditoria ou questionamento administrativo.
O cartório presta serviço público por delegação. Sua rotina é fiscalizada, regulada e orientada por normas. A responsabilidade do delegatário não se limita a manter o atendimento funcionando. Também envolve conservar o acervo, proteger dados, garantir continuidade, observar padrões técnicos e demonstrar, quando necessário, que os procedimentos adotados são seguros e rastreáveis.
É por isso que, no extrajudicial, cibersegurança não pode ser tratada como uma despesa eventual ou como algo que “só será visto quando der problema”. Ela precisa ser parte da gestão da serventia.
A preocupação com segurança digital nos cartórios não é apenas uma tendência de mercado. Ela passou a ocupar posição central na própria regulação nacional da atividade.
O Provimento CNJ nº 213/2026 estabeleceu novos padrões mínimos de tecnologia da informação e comunicação para os serviços notariais e de registro. A norma substitui o antigo Provimento nº 74/2018 e amplia a visão sobre segurança digital no extrajudicial.
O novo provimento deixa claro que a tecnologia utilizada pelas serventias deve assegurar segurança, integridade, disponibilidade, autenticidade, rastreabilidade e continuidade. Esses conceitos não são meramente técnicos. Eles traduzem necessidades práticas do dia a dia do cartório.
Segurança significa proteger sistemas, dados, usuários e acessos.
Integridade significa garantir que a informação não seja alterada de forma indevida.
Disponibilidade significa manter os serviços funcionando e reduzir o impacto de falhas.
Autenticidade significa permitir a identificação correta de usuários, atos e operações.
Rastreabilidade significa saber quem fez, quando fez, de onde fez e o que foi feito.
Continuidade significa ter condições de manter ou restaurar a operação em caso de incidente.
O recado normativo é claro: não basta o cartório ter um sistema. É preciso que o ambiente tecnológico seja minimamente governado, protegido, documentado e capaz de demonstrar conformidade.
A fiscalização extrajudicial evoluiu. Hoje, a análise da serventia não está restrita aos livros físicos, ao atendimento presencial, ao recolhimento de emolumentos ou à regularidade formal dos atos. A estrutura tecnológica também passou a compor o cenário de fiscalização.
Afinal, boa parte da rotina cartorária é digital ou depende diretamente de sistemas: emissão de recibos, controle de selos, livros eletrônicos, integrações com centrais, remessas obrigatórias, comunicações oficiais, armazenamento de documentos, digitalização de acervo, auditoria de atos, controle financeiro e acesso a plataformas públicas.
Em muitos casos, responder bem a uma correição exige mais do que explicar verbalmente o procedimento. Exige comprovar. E essa comprovação depende de registros, relatórios, logs, trilhas de auditoria, controle de acesso, documentação técnica, backups, evidências de treinamento e políticas internas.
O ponto central é simples: o que antes era visto como “estrutura de TI” agora é parte da governança da serventia.
Quando o Tribunal de Justiça observa se o cartório possui organização, segurança, continuidade e capacidade de fiscalização remota, ele está analisando a maturidade da serventia. Isso inclui a forma como os sistemas são acessados, como os dados são protegidos, como as informações são preservadas e como o delegatário consegue demonstrar controle sobre sua operação.
Um dos principais alertas deixados por incidentes recentes é a fragilidade do modelo baseado apenas em login e senha.
Senhas podem vazar. Podem ser reutilizadas em outros serviços. Podem ser descobertas por golpes de engenharia social. Podem ser anotadas em locais inseguros. Podem ser compartilhadas indevidamente entre colaboradores. Podem permanecer ativas mesmo após a saída de um preposto.
Quando o acesso a sistemas críticos depende apenas de uma senha, toda a operação fica vulnerável a um único ponto de falha.
É por isso que a autenticação multifator se tornou tão importante. Ela adiciona uma segunda barreira de proteção. Mesmo que uma senha seja comprometida, o invasor ainda precisa vencer outro fator de autenticação.
No ambiente cartorário, isso é especialmente relevante porque os sistemas não guardam apenas dados administrativos. Eles sustentam atos jurídicos, rotinas financeiras, informações pessoais, livros, históricos e evidências da atividade delegada.
A autenticação forte ajuda a proteger o acesso. Mas também reforça a individualização da responsabilidade. Cada colaborador precisa acessar o sistema com sua própria credencial, seu próprio perfil e suas próprias permissões. Isso reduz riscos e fortalece a rastreabilidade.
Ainda existem rotinas em que equipes utilizam logins genéricos, senhas comuns ou acessos compartilhados. Esse tipo de prática pode parecer conveniente no curto prazo, mas representa um risco enorme.
Se todos usam o mesmo acesso, ninguém é plenamente identificado.
Se ninguém é identificado, a rastreabilidade fica comprometida.
Se a rastreabilidade fica comprometida, o cartório perde capacidade de demonstrar quem praticou determinada ação.
Em um ambiente regulado, isso é grave. O problema não é apenas saber se houve ou não má-fé. O problema é a ausência de prova operacional.
A segurança da informação nos cartórios precisa partir de uma premissa: cada pessoa deve ter acesso individualizado, compatível com sua função e limitado ao que realmente precisa executar. A gestão de perfis deve acompanhar a entrada, a mudança de função e a saída de colaboradores.
Controle de acesso não é burocracia. É proteção do delegatário, da equipe, do cidadão e do ato jurídico.
Quando se fala em cibersegurança, muitas pessoas pensam primeiro em antivírus, firewall, senhas e backups. Esses elementos são importantes, mas existe outro ponto decisivo para os cartórios: a rastreabilidade.
Rastreabilidade é a capacidade de reconstruir a história de uma operação. Em termos práticos, é saber qual usuário acessou o sistema, qual ato foi praticado, qual informação foi alterada, qual documento foi vinculado, qual etapa foi concluída e em que momento isso ocorreu.
Essa trilha é fundamental para a gestão interna, para a prevenção de erros, para a identificação de inconsistências e para a resposta a eventuais questionamentos.
No cartório, o problema muitas vezes não é apenas o ataque externo. Também existe o risco de falha operacional, erro humano, acesso indevido, procedimento fora do padrão ou ausência de evidência para explicar o que aconteceu.
Por isso, a rastreabilidade precisa estar dentro do sistema. Não pode depender de memória, caderno, conversa informal ou controle paralelo.
O que é rastreável é gerenciável. O que não é rastreável vira risco.
Outro ponto essencial é a continuidade operacional.
Em caso de ataque, falha de servidor, sequestro de dados, indisponibilidade, desastre físico ou erro grave, o cartório precisa saber como retomar a operação. E isso depende de backups confiáveis, testados, protegidos e adequados à realidade da serventia.
Não basta “ter backup”. É preciso saber onde ele está, com que frequência é realizado, se pode ser restaurado, em quanto tempo a operação voltaria e qual seria a perda máxima aceitável de dados.
Essa é a lógica por trás de conceitos como Plano de Continuidade de Negócios e Plano de Recuperação de Desastres. Pode parecer técnico, mas a consequência é simples: o cartório precisa estar preparado para continuar prestando serviço mesmo diante de incidentes.
A continuidade do cartório não é uma comodidade. É uma exigência ligada à natureza essencial dos serviços notariais e registrais.
Mesmo com bons sistemas, a segurança depende de pessoas.
Um colaborador pode clicar em um link falso. Pode informar uma senha em uma página fraudulenta. Pode baixar um arquivo malicioso. Pode abrir um anexo contaminado. Pode liberar acesso remoto indevido. Pode usar a mesma senha em serviços pessoais e profissionais.
Por isso, segurança digital também exige treinamento, orientação e cultura interna.
A equipe precisa saber identificar tentativas de phishing, desconfiar de solicitações urgentes, validar remetentes, proteger senhas, bloquear a estação ao se ausentar, evitar compartilhamento de credenciais e comunicar rapidamente qualquer comportamento suspeito.
Um incidente de segurança não deve ser escondido por medo. Deve ser tratado com método, registro e resposta adequada.
Quanto mais madura for a cultura de segurança, menor a chance de um erro simples se transformar em uma crise.
A tecnologia do cartório não pode ser vista como um apoio secundário. Ela é parte da engrenagem que sustenta a segurança jurídica.
Um sistema adequado não apenas registra informações. Ele orienta fluxos, reduz variação de procedimento, controla acessos, organiza documentos, vincula evidências, registra ações, apoia a conferência, melhora a gestão financeira, facilita auditorias e fortalece a resposta da serventia diante de fiscalizações.
Essa é a diferença entre um sistema genérico e uma plataforma construída para o extrajudicial.
Cartório não precisa apenas de tecnologia. Precisa de tecnologia que entenda a lógica do ato, a responsabilidade do delegatário, a importância do acervo, a necessidade de rastreabilidade e a realidade normativa da atividade.
Quando o sistema não governa o procedimento, o procedimento vira hábito. E hábito, no extrajudicial, pode virar risco.
A OfficerSoft atua há décadas desenvolvendo tecnologia para o mercado extrajudicial. Nosso compromisso é entregar soluções que não apenas organizem a rotina, mas que ajudem a sustentar a segurança jurídica operacional das serventias.
Nossos sistemas são construídos para a realidade dos cartórios. Isso significa que a tecnologia nasce da rotina do ato, das exigências normativas, das necessidades de controle, das integrações do setor e da responsabilidade envolvida na prestação do serviço.
Na prática, a OfficerSoft auxilia os cartórios por meio de diferentes camadas de proteção, gestão e conformidade.
A primeira delas é a rastreabilidade. Os sistemas OfficerSoft permitem maior controle sobre as operações realizadas, apoiando a identificação de usuários, etapas, registros e movimentações. Isso ajuda a criar evidências e fortalece a capacidade de resposta em auditorias, correições e verificações internas.
A segunda é a gestão de acessos e perfis. Cada usuário deve atuar conforme sua função, com permissões compatíveis com suas responsabilidades. Isso reduz exposição, evita acessos desnecessários e fortalece a responsabilização individual.
A terceira é a autenticação multifator. A OfficerSoft já disponibiliza, desde 2018, recursos de MFA por biometria e senha, reforçando a segurança no acesso aos sistemas. Essa camada adicional é essencial para reduzir riscos decorrentes de senhas comprometidas e acessos indevidos.
A quarta é a padronização de rotinas. Fluxos mais organizados reduzem variação entre colaboradores, diminuem retrabalho e ajudam a evitar inconsistências que podem gerar apontamentos futuros.
A quinta é a continuidade operacional. Por meio de soluções, serviços e produtos voltados à infraestrutura, monitoramento e disponibilidade, a OfficerSoft apoia a serventia na redução de riscos de paralisação e na construção de uma operação mais estável.
A sexta é a governança. Relatórios, controles, históricos, indicadores e trilhas ajudam o cartório a transformar tecnologia em evidência. E evidência é indispensável para uma gestão segura.
Além dos sistemas, a OfficerSoft também oferece um ecossistema de apoio ao cartório. Soluções como Fortress, monitoramento, serviços de auditoria preventiva, suporte especializado, capacitação, treinamentos e acompanhamento técnico reforçam a proteção da serventia em diferentes frentes.
A segurança não está em uma ferramenta isolada. Está no conjunto: sistema adequado, acesso controlado, equipe treinada, infraestrutura protegida, rotinas documentadas, backup confiável, monitoramento, suporte e governança.
Durante muito tempo, a principal pergunta era: “meu sistema funciona?”
Hoje, essa pergunta é insuficiente.
O cartório precisa ir além:
Meu sistema protege os dados?
Meu sistema registra quem fez cada ação?
Meu sistema permite controlar acessos por perfil?
Meu sistema ajuda a responder uma correição?
Meu sistema apoia a continuidade da serventia?
Meu sistema reduz dependência de controles informais?
Meu sistema está preparado para uma realidade de ataques cada vez mais frequentes?
Meu fornecedor entende a responsabilidade jurídica do extrajudicial?
Essas perguntas precisam fazer parte da gestão do delegatário. Porque a segurança digital não é mais uma escolha acessória. É requisito de confiança, conformidade e continuidade.
O ataque à Defesa Civil mostrou que sistemas críticos precisam de proteção real. Mostrou também que a fragilidade de uma credencial, a ausência de uma segunda camada de autenticação ou a falta de monitoramento podem gerar consequências muito maiores do que uma simples falha técnica.
Nos cartórios, o risco é ainda mais sensível. A atividade extrajudicial lida com direitos, atos, acervos, dados pessoais, patrimônio, cidadania e fé pública.
Por isso, cuidar da cibersegurança é cuidar da própria essência do serviço notarial e registral.
O Provimento CNJ nº 213/2026 confirma esse novo momento. A segurança da informação passou a ocupar lugar central na conformidade das serventias. Tribunais, corregedorias e órgãos de fiscalização estão cada vez mais atentos à forma como os cartórios protegem seus sistemas, seus dados e sua continuidade.
A OfficerSoft está ao lado dos cartórios nessa jornada.
Com sistemas desenvolvidos especificamente para o extrajudicial, autenticação multifator, rastreabilidade, controle de acessos, padronização de rotinas, suporte especializado, monitoramento, infraestrutura, auditoria preventiva e capacitação, ajudamos as serventias a transformar tecnologia em segurança jurídica operacional.
Porque cartório não pode errar.
E, em tempos de ameaças digitais cada vez mais sofisticadas, o sistema também precisa estar preparado para proteger.