Fim de ano em cartório não é só movimento de casamentos, escrituras e fechamento de caixa. É, também, a melhor oportunidade para pôr a casa em ordem, corrigir rota e começar 2026 com mais organização, segurança e eficiência — e com menos sustos em correições e fiscalizações.

A ideia deste artigo é ser bem prática: um checklist de fim de ano pensado para quem vive a rotina da serventia extrajudicial. Você pode usar como roteiro de reunião interna, plano de ação ou até “to-do list” de gestão.

Sugestão: imprima, marque o que já faz, o que precisa melhorar e o que ainda não existe na sua realidade.

1. Comece pelo diagnóstico: como foi 2025 no seu cartório?

Antes de sair implementando mudanças, olhe para o ano que passou:

• ☐ Quais foram os principais problemas recorrentes?
  (atrasos em certidões, filas no atendimento, dificuldades com ressarcimento, SNP, SREI, CRC, e-Notariado, etc.) 
• ☐ Houve apontamentos relevantes em correições (ordinária, extraordinária ou especial de transmissão de acervo)? 
• ☐ Algum incidente crítico ocorreu? 
  • queda prolongada de sistema 
  • perda de dados ou falha de backup 
  • reclamações formais de usuários 
• ☐ O cartório cumpriu bem prazos legais e normativos ao longo do ano? 

Esse diagnóstico vira sua “linha de base” para priorizar o que entra no plano de ação de 2026.

2. Organização jurídica e conformidade normativa

Fim de ano é hora de alinhar a serventia com a norma atualizada (Código de Normas, provimentos do CNJ e da CGJ, SNP, centrais, COAF, LGPD, etc.).

Checklist mínimo:

• ☐ Revisar se os procedimentos internos estão aderentes ao Código de Normas vigente, provimentos mais recentes e atos da Corregedoria. 
• ☐ Verificar se há algum provimento novo que exija: 
  • mudança de fluxo 
  • implantação de rotina (ex.: comunicações eletrônicas, centrais, SREI, SNP, CRC, CENSEC, COAF) 
• ☐ Conferir se todos os procedimentos de gratuidade e ressarcimento estão sendo cumpridos corretamente: 
  • critérios de gratuidade 
  • lançamento adequado para ressarcimento 
  • controles para evitar perda de receitas ou pedidos indeferidos 
• ☐ Revisar modelos-padrão (escrituras, certidões, atas notariais, notas devolutivas, requerimentos): 
  • estão atualizados? 
  • refletem a jurisprudência e os provimentos mais recentes? 

Se possível, registre esse “check” em relatório interno — isso ajuda na hora de uma correição mostrar que há gestão ativa e não apenas reação.

3. Processos internos e fluxo de atendimento

Um cartório eficiente não é o que “corre” mais, mas o que gasta melhor o tempo.

Perguntas-chave:

• ☐ Existem fluxos mapeados para os principais serviços (nascimento, casamento, óbito, escrituras, procurações, protesto, registro de imóveis, RTD, PJ)? 
• ☐ Há gargalos claros? 
  • filas longas em determinados horários 
  • retrabalho (refazer atos, corrigir erros, refazer certidões) 
  • perda de prazo em prenotações ou respostas 
• ☐ O padrão de nota devolutiva está objetivo, claro e completo, evitando notas sucessivas para o mesmo título? 
• ☐ O usuário entende o caminho que seu pedido vai percorrer? Há comunicação clara (murais, site, e-mail, WhatsApp institucional)? 

Ajustes possíveis para 2026:

• organizar melhor a distribuição de tarefas entre prepostos; 
• padronizar checklists internos por tipo de ato (o que conferir sempre antes de lavrar/registrar); 
• criar “scripts” de atendimento para dúvidas mais comuns. 

4. Acervo físico e digital: segurança e preservação

Fim de ano é momento ideal para olhar para o acervo com mais calma.

Acervo físico

• ☐ Os livros estão em bom estado (sem mofo, umidade, pragas, folhas soltas)? 
• ☐ O local do acervo oferece segurança física mínima? 
  • ausência de infiltrações 
  • estrutura que minimize risco em caso de incêndio 
  • controle de acesso ao ambiente 
• ☐ Há rotina de limpeza e conservação do acervo? 
• ☐ Há classificação e organização que permitam localizar rapidamente livros e documentos? 

Acervo digital e backups

• ☐ O sistema de automação está com backup em dia? 
  • periodicidade definida 
  • política de retenção 
  • backup off-site (fora do cartório) 
• ☐ Já foi testada a restauração de backup em 2025 (não basta fazer o backup, é preciso testar se volta!)? 
• ☐ Existem controles de acesso: 
  • logins individuais 
  • senhas fortes e trocadas periodicamente 
  • revogação imediata de acessos quando um funcionário sai 
• ☐ Há política mínima de segurança da informação: uso de antivírus, atualizações de sistema, bloqueio de telas, sigilo de dados? 

Isso tudo conversa diretamente com a responsabilidade do delegatário sobre o acervo e com a própria segurança jurídica dos atos.

5. Tecnologia e sistemas: atualização e eficiência

Seu sistema é aliado ou obstáculo?

• ☐ Todos os sistemas usados (notas, registro, financeiro, gestão, backup, centrais) estão: 
  • atualizados na última versão 
  • com suporte ativo 
• ☐ As integrações estão funcionando bem: 
  • SNP 
  • centrais eletrônicas da especialidade 
  • sistemas do tribunal (selos, e-proc, malote digital) 
• ☐ Há ferramentas que sua equipe não está aproveitando (relatórios, dashboards, automações, modelos)? 
• ☐ Existe plano de contingência para: 
  • indisponibilidade do sistema 
  • queda de internet 
  • problema em computadores principais? 

Para 2026, vale definir:

• que sistemas serão mantidos; 
• se há necessidade de trocar fornecedor ou contratar módulos adicionais; 
• quais automações podem reduzir trabalho manual (envio de comunicados, controle de tarefas, indicadores, etc.). 

6. Equipe: dimensionamento, desenvolvimento e clima

Nenhuma norma se cumpre e nenhum sistema funciona sem pessoas bem preparadas.

Checklist da equipe:

• ☐ O quadro de prepostos está adequado ao volume de atos da serventia? 
• ☐ A escala de férias de fim/início de ano já foi organizada — especialmente pensando no plantão do RCPN? 
• ☐ Todos os contratos de trabalho e vínculos estão regulares (admissões, rescisões, férias, horas extras, teletrabalho)? 
• ☐ A equipe recebeu treinamento em 2025? 
  • normas novas 
  • uso correto do sistema 
  • atendimento ao público 
• ☐ Há plano de capacitação para 2026? 
  • cursos técnicos (RCPN, RI, notas, protesto, RTD, PJ) 
  • temas transversais (LGPD, COAF, gestão financeira, segurança da informação, atendimento, liderança) 

Também vale a pena fazer, ainda que simples, uma conversa de feedback com os principais colaboradores: o que funcionou bem, o que pode melhorar, que ideias eles têm para o próximo ano.

7. Finanças, indicadores e planejamento tributário

Cartório organizado também é cartório com finanças claras.

• ☐ Fechamento anual: 
  • conciliação de receitas e despesas 
  • verificação da correta apuração de tributos (ISS, IR, contribuições) 
  • conferência de repasses obrigatórios (FRJ, fundos, ressarcimentos) 
• ☐ Análise de indicadores de 2025: 
  • quantidade de atos por especialidade 
  • ticket médio 
  • atos gratuitos vs. ressarcidos 
  • custo médio por funcionário 
• ☐ Avaliação de contratos e despesas: 
  • há gastos que podem ser renegociados ou cortados? 
  • melhorias que exigem novo investimento (hardware, mobiliário, treinamento)? 

A partir disso, é possível montar um orçamento básico para 2026, evitando decisões impulsivas e permitindo investir onde realmente traz retorno (mais eficiência, mais segurança, menos risco).

8. Comunicação com o cidadão e imagem do cartório

O cartório tem, cada vez mais, um papel de serviço essencial e de referência de confiança na comunidade. Isso inclui como ele se apresenta.

• ☐ Mural físico está atualizado com: 
  • horários de atendimento 
  • tabela de emolumentos 
  • atos gratuitos 
  • canais de contato e ouvidoria 
• ☐ Canais digitais: 
  • site, redes sociais ou WhatsApp institucional são usados de forma profissional? 
  • há informações básicas e claras (como fazer determinados atos, documentos necessários, horários especiais de fim de ano)? 
• ☐ Foi realizada alguma pesquisa de satisfação em 2025? 
  • se sim, foram tomadas ações com base nos resultados? 

Para 2026, vale planejar:

• uma rotina simples de comunicação (ex.: 1 postagem informativa por semana ou por quinzena); 
• materiais de orientação padronizados (folders, PDFs, vídeos curtos explicativos). 

9. Plano de ação para 2026: do checklist à prática

Checklist revisado, agora é hora de transformar em plano concreto.

Sugestão de passo a passo:

1. Liste tudo o que precisa ser feito (a partir das seções acima). 
2. Classifique: 
   • o que é urgente (risco de infração, segurança, correição, perda de dados); 
   • o que é importante (melhorias de eficiência, treinamento, revisão de modelos); 
   • o que é desejável (projetos extras, comunicação, melhorias de conforto). 
3. Defina responsáveis internos para cada frente (normas, tecnologia, equipe, finanças, acervo). 
4. Estabeleça prazos realistas: começo, meio e fim de cada ação. 
5. Monte uma rotina de acompanhamento: reunião mensal ou bimestral de gestão para revisar o andamento do plano. 

Quanto mais o cartório trabalhar com previsibilidade e processo, menos ele viverá “apagando incêndio” no ano que vem.

Conclusão: o melhor momento para organizar o cartório é agora

Fim de ano é, ao mesmo tempo, fechamento e recomeço. Para o cartório, é a chance de:

• limpar pendências; 
• ajustar rotas antes de uma correição mais rigorosa; 
• preparar equipe e estrutura para um 2026 mais tranquilo, produtivo e seguro. 

Você não precisa fazer tudo de uma vez. Comece pelos pontos mais críticos do checklist, celebre as pequenas conquistas e vá construindo, mês a mês, uma rotina mais organizada e eficiente.