Virar o ano mantendo a mesma rotina, os mesmos problemas e as mesmas urgências é receita certa para repetir 2025. Se a ideia é ter um cartório mais organizado, previsível e tranquilo em 2026, é preciso aproveitar esse momento de virada para ajustar a gestão — não só detalhes operacionais.

Neste artigo, a proposta é direta: apresentar 5 mudanças de gestão que você pode começar a implantar já no início do ano para transformar, aos poucos, a forma como a serventia funciona.

1. Sair do “apagar incêndio” para o planejamento com metas claras

A primeira mudança é de mentalidade: parar de trabalhar apenas reagindo.

Em vez de começar o ano “vendo como as coisas vão ser”, defina:

• 3 a 5 objetivos claros para 2026, por exemplo: 
  • reduzir devoluções/retrabalho em X%; 
  • melhorar o tempo médio de conclusão de determinados atos; 
  • organizar rotina de backup e segurança; 
  • aumentar o nível de capacitação da equipe. 
• Metas mensuráveis, com indicadores simples: 
  • quantidade de atos por especialidade; 
  • número de reclamações/mês; 
  • percentual de atos gratuitos com ressarcimento corretamente lançado; 
  • quantidade de treinamentos realizados. 

Como aplicar na prática:

• faça uma reunião de início de ano com a equipe; 
• apresente o cenário atual e as metas para 2026; 
• envolva o time na definição de prioridades (o que dói mais hoje?). 

A gestão deixa de ser “instinto” e passa a ser guiada por objetivos.

2. Padronizar processos e rotinas: todo mundo sabe o que fazer (e como fazer)

A segunda mudança é tirar procedimentos da cabeça das pessoas e colocar em processos claros.

Sem padronização, cada ato vira uma aventura. Com processos, o cartório ganha:

• previsibilidade; 
• redução de erros; 
• menos dependência de “pessoas-chave”. 

Comece pelos atos de maior volume:

• nascimento, casamento e óbito no RCPN; 
• escrituras mais comuns (compra e venda, doação, procuração); 
• registro de imóveis com maior recorrência; 
• protestos de títulos mais frequentes. 

Para cada um, defina:

• passo a passo (do atendimento até a entrega); 
• checklist mínimo de documentos e conferências; 
• pontos de atenção jurídicos e cadastrais; 
• quem é o responsável em cada etapa. 

Como aplicar na prática:

• escolha 1 tipo de ato por mês para padronizar; 
• registre o fluxo em documento simples ou no próprio sistema; 
• divulgue para a equipe em reunião rápida e fixe em local de fácil acesso. 

Em poucos meses, a rotina fica muito mais organizada.

3. Implantar uma cultura de dados: decidir com números, não com achismo

Ter a impressão de que “está muito corrido” ou “o faturamento caiu” não é suficiente. Para gerir bem, é preciso medir.

Alguns indicadores básicos podem mudar sua forma de enxergar o cartório:

• volume mensal de atos por especialidade; 
• média de atos por funcionário (produtividade); 
• tempo médio entre entrada e conclusão de determinado serviço; 
• número de exigências/devoluções por tipo de título; 
• percentual de atos gratuitos e ressarcidos; 
• principais motivos de reclamação. 

Como aplicar na prática:

• verifique que relatórios o sistema já oferece (muitos cartórios subutilizam essa função); 
• defina um painel simples mensal: 5 a 10 números-chave; 
• acompanhe esses dados em reunião de gestão (mensal ou bimestral); 
• use os indicadores para decidir: 
  • onde colocar mais gente; 
  • onde o processo está travando; 
  • quais treinamentos são prioritários. 

A partir do momento em que a gestão se apoia em números, o discurso muda de “acho que” para “os dados mostram que”.

4. Colocar a equipe no centro: treinamento contínuo e papéis bem definidos

Não existe cartório eficiente com equipe perdida, desmotivada ou desatualizada.

Quatro pilares de mudança de gestão em relação às pessoas:

1. Papéis claros 
   • quem é responsável por qual área; 
   • quem responde por plantão, finanças, tecnologia, normas; 
   • mapa de substituições para férias e afastamentos. 
2. Treinamento contínuo 
   • calendário mínimo anual de capacitações (internas e externas); 
   • atualização em novas normas e provimentos; 
   • treinamentos específicos em uso do sistema; 
   • desenvolvimento de habilidades de atendimento e comunicação. 
3. Feedback e acompanhamento 
   • conversas periódicas (não só quando dá problema); 
   • reconhecimento por melhorias e boas práticas; 
   • alinhamento de expectativas sobre desempenho. 
4. Canal para sugestões de melhoria 
   • a equipe que vive a rotina vê problemas que o gestor nem sempre enxerga; 
   • anote, avalie e implemente melhorias sugeridas pelos prepostos. 

Como aplicar na prática:

• defina, já em janeiro, um plano simples de capacitação para 2026; 
• faça ao menos uma reunião trimestral focada em desenvolvimento da equipe; 
• documente responsabilidades por área e compartilhe com todos. 

Quando as pessoas entendem seu papel, recebem capacitação e são ouvidas, as rotinas fluem com muito mais naturalidade.

5. Profissionalizar tecnologia, segurança e comunicação com o usuário

Por fim, uma mudança de gestão que amarra todas as outras: tratar tecnologia e comunicação como parte estratégica do cartório, não como “acessório”.

5.1. Tecnologia e segurança da informação

• revisar a infraestrutura (máquinas, rede, links de internet); 
• estabelecer rotina formal de backup (com registro e teste de restauração); 
• padronizar logins individuais, senhas fortes e revogação imediata de acessos; 
• documentar um plano de contingência para quedas de sistema ou internet; 
• aproveitar melhor recursos do sistema: 
  • relatórios; 
  • automatizações; 
  • integração com centrais. 

5.2. Comunicação com o usuário

• padronizar respostas para dúvidas mais frequentes (scripts); 
• deixar claros horários, prazos, documentos e atos gratuitos em mural e canais digitais; 
• usar, de forma responsável, WhatsApp institucional, site ou redes sociais para: 
  • informar horários especiais; 
  • orientar sobre procedimentos; 
  • reduzir idas desnecessárias ao balcão. 

Como aplicar na prática:

• no início do ano, faça um diagnóstico rápido de tecnologia e comunicação; 
• liste riscos (backup, acesso, indisponibilidades, falta de informação ao público); 
• priorize de 2 a 3 melhorias para o primeiro semestre; 
• defina um responsável interno por acompanhar esses temas com o fornecedor de sistema e demais prestadores. 

Conclusão: 5 mudanças que cabem em 12 meses (se forem bem escolhidas)

Começar 2026 com o pé direito não significa fazer tudo de uma vez, mas escolher bem o que mudar e ter disciplina para executar.

Recapitulando as 5 mudanças de gestão:

1. Planejar o ano com metas claras e mensuráveis. 
2. Padronizar processos e rotinas por tipo de ato. 
3. Decidir com base em dados, não em percepções soltas. 
4. Colocar a equipe no centro: papéis claros e treinamento contínuo. 
5. Tratar tecnologia, segurança e comunicação como parte estratégica da gestão. 

Se o cartório avançar nessas cinco frentes ao longo de 2026, é muito provável que o próximo fim de ano traga menos correria, menos susto em correição e uma sensação clara de evolução da serventia como organização — não só como “local que lavra e registra atos”.