Virar o ano mantendo a mesma rotina, os mesmos problemas e as mesmas urgências é receita certa para repetir 2025. Se a ideia é ter um cartório mais organizado, previsível e tranquilo em 2026, é preciso aproveitar esse momento de virada para ajustar a gestão — não só detalhes operacionais.
Neste artigo, a proposta é direta: apresentar 5 mudanças de gestão que você pode começar a implantar já no início do ano para transformar, aos poucos, a forma como a serventia funciona.
1. Sair do “apagar incêndio” para o planejamento com metas claras
A primeira mudança é de mentalidade: parar de trabalhar apenas reagindo.
Em vez de começar o ano “vendo como as coisas vão ser”, defina:
- 3 a 5 objetivos claros para 2026, por exemplo:
- reduzir devoluções/retrabalho em X%;
- melhorar o tempo médio de conclusão de determinados atos;
- organizar rotina de backup e segurança;
- aumentar o nível de capacitação da equipe.
- Metas mensuráveis, com indicadores simples:
- quantidade de atos por especialidade;
- número de reclamações/mês;
- percentual de atos gratuitos com ressarcimento corretamente lançado;
- quantidade de treinamentos realizados.
Como aplicar na prática:
- faça uma reunião de início de ano com a equipe;
- apresente o cenário atual e as metas para 2026;
- envolva o time na definição de prioridades (o que dói mais hoje?).
A gestão deixa de ser “instinto” e passa a ser guiada por objetivos.
2. Padronizar processos e rotinas: todo mundo sabe o que fazer (e como fazer)
A segunda mudança é tirar procedimentos da cabeça das pessoas e colocar em processos claros.
Sem padronização, cada ato vira uma aventura. Com processos, o cartório ganha:
- previsibilidade;
- redução de erros;
- menos dependência de “pessoas-chave”.
Comece pelos atos de maior volume:
- nascimento, casamento e óbito no RCPN;
- escrituras mais comuns (compra e venda, doação, procuração);
- registro de imóveis com maior recorrência;
- protestos de títulos mais frequentes.
Para cada um, defina:
- passo a passo (do atendimento até a entrega);
- checklist mínimo de documentos e conferências;
- pontos de atenção jurídicos e cadastrais;
- quem é o responsável em cada etapa.
Como aplicar na prática:
- escolha 1 tipo de ato por mês para padronizar;
- registre o fluxo em documento simples ou no próprio sistema;
- divulgue para a equipe em reunião rápida e fixe em local de fácil acesso.
Em poucos meses, a rotina fica muito mais organizada.
3. Implantar uma cultura de dados: decidir com números, não com achismo
Ter a impressão de que “está muito corrido” ou “o faturamento caiu” não é suficiente. Para gerir bem, é preciso medir.
Alguns indicadores básicos podem mudar sua forma de enxergar o cartório:
- volume mensal de atos por especialidade;
- média de atos por funcionário (produtividade);
- tempo médio entre entrada e conclusão de determinado serviço;
- número de exigências/devoluções por tipo de título;
- percentual de atos gratuitos e ressarcidos;
- principais motivos de reclamação.
Como aplicar na prática:
- verifique que relatórios o sistema já oferece (muitos cartórios subutilizam essa função);
- defina um painel simples mensal: 5 a 10 números-chave;
- acompanhe esses dados em reunião de gestão (mensal ou bimestral);
- use os indicadores para decidir:
- onde colocar mais gente;
- onde o processo está travando;
- quais treinamentos são prioritários.
A partir do momento em que a gestão se apoia em números, o discurso muda de “acho que” para “os dados mostram que”.
4. Colocar a equipe no centro: treinamento contínuo e papéis bem definidos
Não existe cartório eficiente com equipe perdida, desmotivada ou desatualizada.
Quatro pilares de mudança de gestão em relação às pessoas:
- Papéis claros
- quem é responsável por qual área;
- quem responde por plantão, finanças, tecnologia, normas;
- mapa de substituições para férias e afastamentos.
- Treinamento contínuo
- calendário mínimo anual de capacitações (internas e externas);
- atualização em novas normas e provimentos;
- treinamentos específicos em uso do sistema;
- desenvolvimento de habilidades de atendimento e comunicação.
- Feedback e acompanhamento
- conversas periódicas (não só quando dá problema);
- reconhecimento por melhorias e boas práticas;
- alinhamento de expectativas sobre desempenho.
- Canal para sugestões de melhoria
- a equipe que vive a rotina vê problemas que o gestor nem sempre enxerga;
- anote, avalie e implemente melhorias sugeridas pelos prepostos.
Como aplicar na prática:
- defina, já em janeiro, um plano simples de capacitação para 2026;
- faça ao menos uma reunião trimestral focada em desenvolvimento da equipe;
- documente responsabilidades por área e compartilhe com todos.
Quando as pessoas entendem seu papel, recebem capacitação e são ouvidas, as rotinas fluem com muito mais naturalidade.
5. Profissionalizar tecnologia, segurança e comunicação com o usuário
Por fim, uma mudança de gestão que amarra todas as outras: tratar tecnologia e comunicação como parte estratégica do cartório, não como “acessório”.
5.1. Tecnologia e segurança da informação
- revisar a infraestrutura (máquinas, rede, links de internet);
- estabelecer rotina formal de backup (com registro e teste de restauração);
- padronizar logins individuais, senhas fortes e revogação imediata de acessos;
- documentar um plano de contingência para quedas de sistema ou internet;
- aproveitar melhor recursos do sistema:
- relatórios;
- automatizações;
- integração com centrais.
5.2. Comunicação com o usuário
- padronizar respostas para dúvidas mais frequentes (scripts);
- deixar claros horários, prazos, documentos e atos gratuitos em mural e canais digitais;
- usar, de forma responsável, WhatsApp institucional, site ou redes sociais para:
- informar horários especiais;
- orientar sobre procedimentos;
- reduzir idas desnecessárias ao balcão.
Como aplicar na prática:
- no início do ano, faça um diagnóstico rápido de tecnologia e comunicação;
- liste riscos (backup, acesso, indisponibilidades, falta de informação ao público);
- priorize de 2 a 3 melhorias para o primeiro semestre;
- defina um responsável interno por acompanhar esses temas com o fornecedor de sistema e demais prestadores.
Conclusão: 5 mudanças que cabem em 12 meses (se forem bem escolhidas)
Começar 2026 com o pé direito não significa fazer tudo de uma vez, mas escolher bem o que mudar e ter disciplina para executar.
Recapitulando as 5 mudanças de gestão:
- Planejar o ano com metas claras e mensuráveis.
- Padronizar processos e rotinas por tipo de ato.
- Decidir com base em dados, não em percepções soltas.
- Colocar a equipe no centro: papéis claros e treinamento contínuo.
- Tratar tecnologia, segurança e comunicação como parte estratégica da gestão.
Se o cartório avançar nessas cinco frentes ao longo de 2026, é muito provável que o próximo fim de ano traga menos correria, menos susto em correição e uma sensação clara de evolução da serventia como organização — não só como “local que lavra e registra atos”.
Se quiser, depois posso transformar essas 5 mudanças em um checklist visual ou em um roteiro de reunião de início de ano para você usar com a equipe.
