Em um cenário de constantes mudanças normativas e aumento da fiscalização sobre os cartórios, o compliance — termo que significa “estar em conformidade com as regras” — deixou de ser apenas uma exigência legal. Hoje, ele se tornou uma estratégia essencial para garantir eficiência, segurança jurídica e reputação institucional.

Adotar uma cultura de compliance na serventia é mais do que evitar penalidades: é criar um ambiente sólido, confiável e preparado para crescer com responsabilidade.

O que é compliance na prática cartorária?

No contexto dos cartórios extrajudiciais, compliance significa garantir que todas as atividades da serventia estejam alinhadas com:

• A legislação vigente (Lei 6.015/73, Lei 8.935/94, LGPD, etc.);

• Os Códigos de Normas dos Tribunais de Justiça;

• As regras tributárias, fiscais e previdenciárias;

• As boas práticas de governança e gestão financeira;

• As diretrizes dos órgãos reguladores, como a Corregedoria-Geral da Justiça.

Em resumo: é fazer o certo, da forma certa, sempre.

Por que o compliance é tão importante no cartório?

✅ 1. Evita sanções administrativas e judiciais

Serventias que não seguem as normas podem ser alvo de processos disciplinares, advertências, multas e até perda da delegação. O compliance ajuda a identificar e corrigir desvios antes que se tornem problemas sérios.

✅ 2. Garante segurança jurídica nos atos praticados

Quando todos os processos seguem as regras, o risco de invalidade de atos ou de responsabilidade civil do oficial diminui drasticamente.

✅ 3. Fortalece a imagem institucional do cartório

Um cartório que demonstra compromisso com boas práticas transmite mais confiança para usuários, órgãos reguladores e a sociedade em geral.

✅ 4. Traz eficiência à gestão

O compliance não é só jurídico — ele também contribui para a organização interna, melhora os fluxos de trabalho e reduz retrabalho e desperdício.

Como implementar o compliance no dia a dia da serventia?

🧠 1. Treine sua equipe constantemente

Escreventes e substitutos precisam entender as regras e como aplicá-las corretamente. O Officer Academy oferece cursos completos sobre os sistemas e rotinas cartorárias — capacitando sua equipe para agir com segurança.

📊 2. Mantenha controle financeiro rigoroso

A legislação exige clareza nas finanças do cartório. Ferramentas como o Cashflow e o SEE auxiliam na prestação de contas e na transparência da arrecadação, prevenindo inconformidades.

🔍 3. Realize auditorias periódicas

O Audit, auditoria independente da Officer Soft, é a principal ferramenta para mapear riscos e verificar o cumprimento das normas. Com mais de 600 itens analisados, ele entrega um diagnóstico completo da serventia, com plano de ação para cada falha encontrada.

📋 4. Crie e documente procedimentos internos

Padronize rotinas, fluxos e regras internas para garantir que todos atuem da mesma forma. Isso reduz erros e reforça a cultura de conformidade.

Compliance não é custo. É proteção, eficiência e crescimento.

Adotar práticas de compliance é assumir uma postura profissional, moderna e estratégica. Não se trata apenas de cumprir obrigações legais, mas de construir uma serventia mais sólida, confiável e preparada para o futuro.

E o melhor: com as ferramentas certas, isso é totalmente possível.

Quer garantir que sua serventia esteja 100% em conformidade com as normas? Fale com a Officer Soft e conheça o Audit — a auditoria mais completa do Brasil para cartórios.