O maior valor que a serventia extrajudicial entrega para a sociedade é a segurança jurídica. E como não podem utilizar de marketing ou publicidade, o investimento em segurança é o único que apresenta retorno concreto, pois propicia a continuidade dos trabalhos do oficial e seus prepostos.

Um processo administrativo disciplinar ou falhas em equipamentos tecnológicos consomem tempo e recursos da serventia, o que pode afetar a produtividade da equipe, atendimento ao público e tarefas rotineiras como atualização das normativas jurídicas (o que agrava ainda mais a situação).

Por isso, trouxemos 5 tipos de investimento que o mercado extrajudicial tem buscado cada vez mais:

• Compliance LGPD: Uma boa porcentagem dos clientes Officer Soft contrataram empresas especializadas para implementação da LGPD. Apesar de detalhista, a implementação e instrução dos colaboradores previne o vazamento e manuseio incorreto de dados pessoais, bem como fornece tranquilidade para responder quaisquer questionamentos da população sobre o tratamento de dados.

Dica Officer Soft: Algumas entidades de classe conseguiram parcerias para facilitar o acesso das serventias extrajudiciais ao processo de adequação. 

• Infraestrutura Tecnológica: Com a informatização crescente das serventias extrajudiciais, os riscos de sequestro de dados também aumentaram. Portanto, é necessário constante vigilância para que a infraestrutura da serventia (estações, servidores, redes e etc.) estejam seguros. Nesse aspecto, o técnico da serventia é essencial para diagnóstico e manutenção destes serviços. 

Dica Officer Soft: Importante lembrar que a tecnologia pode e deve ser usada como aliada. Exemplo disso é Backup em Nuvem, que ajuda a salvaguardar os dados da serventia.

• Menos trabalho de máquina: quanto mais os sistemas de informática dependem de ações humanas, maiores as chances de inconsistências e menor a produtividade dos colaboradores. Ao final, tanto as inconsistências na serventia, quanto a baixa produtividade levam à sobrecarga dos trabalhadores e aumento das despesas com contratações e salários. Nenhum destes cenários é interessante para a serventia, sendo assim, automatizar processos pode custar muito mais barato. Vale a pena também fazer uma reciclagem dos procedimentos adotados e das regras vigentes, além de procedimentos de capacitação dos colaboradores.

• Atendimento em tempo real: Receber atendimento em tempo real também traz mais segurança para as serventias, já que em poucos cliques é possível acessar ajuda. Quando o atendimento demora horas para ocorrer, as dúvidas se acumulam ou podem ser esquecidas, o que pode gerar mais inconsistências a longo prazo.. Este atendimento no menor tempo possível deve ser prestado pela  empresa parceira (de sistema ou TI, por exemplo) e o hábito de acioná-la, praticado por todos colaboradores da serventia. Tem dúvidas? Busque elucidar na hora, ou se realmente não for possível, registre o assunto em um local que com certeza você acessará mais tarde.

• Auditoria Extrajudicial Independente: Mesmo durante os dois anos de pandemia, muitas serventias tiveram aumento da equipe; e com este volume de novos colaboradores, nem sempre é possível acompanhá-los durante todo o tempo de aprendizagem. Consequentemente, houve maior busca por auditorias extrajudiciais independentes que propiciam plena conformação com as normativas federais e estaduais.