Quando se fala em LGPD no ambiente extrajudicial, a maior parte das conversas costuma girar em torno da coleta, do uso, do acesso e do armazenamento das informações. É natural. São temas visíveis, recorrentes e diretamente ligados à rotina da serventia. Mas existe um ponto menos lembrado e, justamente por isso, mais vulnerável: o descarte. No cartório, descartar documento também é tratar dado. E tratar mal essa etapa compromete não apenas a proteção da informação, mas a própria coerência da governança construída ao longo de todo o ciclo documental.

Esse é um tema que merece mais atenção porque a lógica regulatória já não permite enxergar a proteção de dados como algo limitado à guarda. O Provimento 213 reforça que a serventia, no exercício de suas atividades, realiza operações de tratamento de dados pessoais e deve manter registro dessas operações, além de adotar medidas técnicas e organizacionais de proteção, procedimentos para incidentes e organização de evidências de conformidade. No Código de Normas catarinense, os responsáveis pelas delegações, interventores ou interinos são controladores no exercício da atividade típica notarial e registral, e o acervo permanece sob responsabilidade do delegatário, que deve zelar por sua ordem, segurança e conservação.

Isso muda a forma de olhar para o problema. Se a serventia reconhece que é controladora em sua atividade e que precisa demonstrar conformidade com medidas técnicas, organizacionais e documentais, não faz sentido tratar o descarte como um momento secundário, quase administrativo, resolvido apenas no fim da pilha. O descarte não é um detalhe operacional. Ele é a fase final de um ciclo de tratamento que começou na entrada da informação e que precisa terminar com critério, segurança e rastreabilidade.

A própria disciplina do descarte no Código de Normas mostra que esse encerramento não pode ser improvisado. Em Santa Catarina, a comunicação de descarte de documentos deve ser autuada diretamente no SEI e encaminhada ao juiz corregedor permanente competente, com indicação do assunto, código, ano de apresentação do documento e declaração de que ele foi microfilmado ou digitalizado, quando necessário. Havendo dúvida sobre a possibilidade de descarte, o delegatário deve consultar o juiz corregedor permanente. Preenchidos os requisitos, a decisão é lançada no Sistema de Cadastro do Extrajudicial. Isso revela um ponto importante: o descarte não é um gesto mecânico de eliminação. Ele é um ato que exige critério, verificação e formalização.

É justamente aí que a LGPD encontra uma das suas zonas mais negligenciadas dentro das serventias. Muitas vezes, a equipe aprende a tomar cuidado com o acesso ao documento, com a tela desbloqueada, com o envio indevido e com o compartilhamento fora da finalidade. Mas não recebe o mesmo nível de orientação sobre o fim da vida útil da informação. O resultado é conhecido: caixas esquecidas, impressões acumuladas, rascunhos com dados pessoais descartados sem controle, documentos duplicados mantidos sem necessidade e materiais eliminados sem registro claro de procedimento. O risco não está só no vazamento sofisticado. Às vezes, ele está no descarte banal, silencioso e sem governança.

Do ponto de vista institucional, isso é especialmente sensível porque a conformidade hoje depende de evidência. O Provimento 213 trabalha com a lógica de dossiê técnico, organização de evidências, registros auditáveis, declaração de conformidade no Justiça Aberta e manutenção de informações que demonstrem o que foi implementado e como a serventia controla sua operação. Quando o descarte fica fora desse raciocínio, nasce uma contradição perigosa: a serventia quer provar que governa dados, mas não governa adequadamente o momento em que esses dados deixam de ser mantidos.

Na prática, isso significa que o descarte precisa sair da informalidade e entrar no campo da política, do procedimento e da evidência. Não basta decidir que determinado documento “já pode ir fora”. É preciso saber se há requisito de guarda, se existe necessidade de microfilmagem ou digitalização prévia, se o descarte é juridicamente possível, quem autorizou, como foi executado e como essa etapa ficou documentada. E mais: quando o descarte efetivamente ocorrer, ele precisa ser realizado de forma segura e irreversível, justamente para que a eliminação não se converta em nova exposição de dados. Essa irreversibilidade é uma consequência lógica da obrigação de proteger a informação até o fim do seu ciclo de vida.

Esse ponto costuma ser esquecido porque o descarte não gera percepção imediata de valor. Ele não acelera atendimento, não aumenta produtividade no curto prazo e não aparece como novidade tecnológica. Mas, sob a ótica de governança, ele tem peso estratégico. Um cartório que coleta com critério, armazena com cuidado, controla acessos e registra incidentes, mas elimina documentos de forma improvisada, mantém um elo fraco na sua cadeia de proteção. E no extrajudicial, um elo fraco basta para transformar rotina em risco.

É por isso que a discussão sobre LGPD nas serventias precisa amadurecer. A adequação real não olha só para coleta e armazenamento. Ela precisa alcançar ciclo de vida, guarda e descarte. Isso exige política interna clara, classificação mínima dos documentos, critérios de retenção, fluxo de autorização, documentação do procedimento e orientação concreta para a equipe. Sem isso, a serventia pode até ter discurso de conformidade, mas seguirá exposta em um dos pontos mais esquecidos da operação.

Esse raciocínio conversa diretamente com a proposta do curso LGPD para Cartórios: Governança de Dados e as Exigências do CNJ. O conteúdo aborda cartórios e tratamento de dados pessoais, governança de dados nas serventias, mapeamento e inventário, políticas e transparência, segurança da informação, desafios na implementação e diagnóstico de maturidade. Em outras palavras, ele ajuda a estruturar a adequação de forma mais completa, inclusive para que a equipe deixe de enxergar proteção de dados apenas como coleta e guarda, e passe a compreender que governança também envolve definir o que fica, por quanto tempo fica e como sai.

No fim, o descarte revela um critério simples de maturidade. Quando a serventia entende que eliminar documento também é tratar dado, ela deixa de cuidar apenas da entrada da informação e passa a governar seu percurso inteiro. E é justamente esse tipo de visão que separa uma adequação aparente de uma conformidade realmente consistente.