Atualmente, em meio à prestação de serviços públicos registrais e notariais, um dos principais (se não o principal) medos que os Oficiais possuem são os Processos Administrativos Disciplinares. O processo administrativo disciplinar, ou simplesmente PAD, é um instrumento pelo qual a administração pública exerce seu poder-dever para apurar as infrações funcionais e aplicar penalidades aos seus agentes públicos e àqueles que possuem uma relação jurídica com a administração, ou seja, os Notários e Registradores.
Desta forma, buscando evitar PAD’s e noites mal dormidas, existem algumas ações que podem ser adotadas, que visam diminuir o risco do Oficial e, desta forma, exercer suas funções com mais segurança e tranquilidade. Neste sentido, visamos neste texto abordar de forma breve e objetiva algumas das principais ações a serem adotadas, com intuito de instruir os Tabeliães e Registradores em como proceder proativamente e evitar problemas que lhe custem noites de sono.
A primeira ação é se manter sempre atualizado no que tange às normas jurídicas. É de extrema importância que os estudos sejam constantes, sempre identificando de forma imediata as alterações legislativas e também novas interpretações que venham a agregar maior segurança aos atos e processos.
De segundo momento, é de grande valia o compartilhamento de boas práticas com outras serventias e entidades de classes, inclusive para manter uma continuidade no item acima. A partir do momento que há uma troca de conhecimento, é possível que processos e entendimentos sejam consolidados, de forma a gerar maior segurança jurídica, onde a classe se resguarde de interpretações diversas pelo órgão fiscalizador, em virtude de enunciados e consolidações adotadas de forma geral.
De forma complementar ainda, após normas consolidadas, boas práticas sendo praticadas e normas mapeadas, é imprescindível que rotineiramente sejam realizados treinamentos com a equipe e auditoria jurídica na serventia. A auditoria pode ser efetuada de forma interna, pela própria equipe ou, se possível, por um terceiro. A visão que um terceiro trará de fora será de grande importância, podendo verificar erros e divergências que estão na rotina de quem pratica os atos e não consegue perceber estas falhas.
Na auditoria, deve ser visto desde a cobrança de emolumentos e custas, até os processos e normas jurídicas elencadas nos atos. O compliance, que significa “estar de acordo com”, é essencial para boas práticas e resguardo jurídico para quem atua com serviços públicos.
Por fim, mas não menos importante, é a escolha de bons sistemas de automação que trarão confiança no dia a dia do oficial. Atualmente, não é mais possível aceitar ou efetuar trabalhos manuais, se tornou necessário a implantação de sistemas automatizados, de atos eletrônicos e celeridade procedimental. Desta forma, a escolha de sistemas que evitem erros e tragam segurança jurídica é fundamental para evitar qualquer PAD.
Seguindo essas premissas, criando processos e garantindo a segurança jurídica de cada ato, a chance de incorrer em erros será muito menor, de forma a diminuir a chance de um PAD e sanções previstas no art. 32 da Lei nº 8.935/94.
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