O dia a dia das serventias extrajudiciais é regulado por leis e normas administrativas, estas publicadas pelos mais diversos órgãos, com destaque para a Corregedoria Nacional de Justiça, integrante do Conselho Nacional de Justiça e para as Corregedorias Gerais de Justiça, integrantes de seus respectivos Tribunais de Justiça. 

Desta forma, em virtude da atividade extrajudicial ser completamente regulada, é imprescindível que os Titulares das serventias e sua equipe estejam sempre atentos às novas publicações, estudando e revisando situações que possam ser consideradas consolidadas, bem como se atualizando quanto às novas normas e suas respectivas aplicações. 

É notória também a dependência aos sistemas de automação, isso porque estamos na era da tecnologia, necessitamos dela para aumentar a celeridade e a produtividade, bem como auxiliar na garantia da segurança jurídica envolta dos registros públicos e da atividade notarial. Desta forma, é fundamental também se atentar justamente ao sistema escolhido, pois, para este atender de fato a demanda da serventia, deverá se atentar a um processo bem definido e alinhado, cumprindo de fato a legislação, de forma integral. Neste sentido, abaixo serão citadas de forma macro as etapas que devam ser cumpridas para um sistema se mostrar preparado para ser utilizado em serventias extrajudiciais. 

Iniciando o “ciclo” para cumprir com o que determina a lei, é essencial que a empresa contenha em seu escopo uma equipe com conhecimentos jurídicos. Esta equipe, deve possuir conhecimentos mínimos para cumprir com o disposto nas leis que norteiam o direito notarial e registral, como Leis nos 6.015/73, 8.935/94 e 9.492/97 e os códigos de normas respectivos a cada estado de atuação. Quanto mais especializada a equipe, melhor, isto porque poderão promover alinhamentos diretamente com as serventias e debater teses, onde haja duplo entendimento e, em suas solicitações, tratar de ambos entendimentos. 

A equipe jurídica deve atuar tanto de forma preventiva, estudando a legislação constantemente, revisando os atos emitidos pelo sistema, verificando se estes cumprem com as normas e possíveis atualizações e correções, quanto de forma reativa, ao ser publicada nova norma e poder entendê-la com celeridade e segurança, para solicitar atualização do sistema de forma priorizada e com o devido amparo legal.  

Após a solicitação ou posicionamento da equipe jurídica, inicia-se o escopo da equipe de tecnologia, onde haverão alguns processos, iniciando pela análise, onde é verificada a solicitação da equipe jurídica ou da serventia e orientado o que será feito no sistema para atender a demanda. Desta forma, em sequência, é a equipe de desenvolvimento (programação) que inicia sua atuação, que, com base na análise faz a alteração do sistema. Por fim, são efetuados testes do que foi desenvolvido, sendo a chamada “Qualidade” que garante a entrega de forma assertiva da demanda. 

Não obstante, a empresa ainda deve contar com outras duas equipes que possuem um impacto crucial no pleno cumprimento dos atos da serventia, sendo a equipe de suporte ao cliente, que “presta socorro” quando este precisa de auxílio ou o sistema se comporta de forma diferente do esperado. Também requer uma equipe de Inovação, que traz ao sistema melhorias e implementações não mapeadas ou que podem fazer com que a serventia tenha ainda mais segurança jurídica. Um exemplo é o caso de aplicações para intimações para os cartórios de Protesto, em que garante a tentativa de intimação e não localização do devedor ao registrar foto do local indicado pelo apresentante e a geolocalização do intimador. 

Desta forma, pode ser observado que para efetuar a adequação à legislação, garantindo segurança jurídica, celeridade procedimental e facilitação de uso do sistema, é necessário muito mais do que apenas a lei ou ideias, é indispensável uma equipe bem preparada e um processo bem alinhado para cumprir com as normas e orientações advindas das serventias extrajudiciais.